Графики и диаграммы (5)
Работа с VB проектом (12)
Условное форматирование (5)
Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (64)
Разное (41)
Баги и глюки Excel (4)

Выпадающие списки

Excel обладает очень неплохим инструментом для проверки введенных данных . В их число входит создание выпадающего списка. В этом случае в одной ячейке может содержаться несколько значений, организованных в виде списка

Предназначен такой список не только для удобства ввода, но и для контроля вводимых в ячейку данных. Создав такой список можно настроить его так, чтобы пользователь имел возможность вводить в ячейку только значения из списка (такие настройки используются по умолчанию) или использовал список, но мог так же ввести любое значение не из списка.

Создание списков
Необходимо выбрать ячейку(или сразу несколько ячеек) , в которую необходимо поместить этот список. В меню выбираем Данные (Data) -Проверка данных (Data Validation) . Переходим на вкладку Параметры (Settings) и в выпадающем списке Тип данных (Allow) выбираем Список (List) .
Поле Источник (Source) : предназначено как раз для ввода значений, из которых будет состоять выпадающий список. Варианты указания значений:

Параметры списков
Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием (Apply this chages to all other cells with the same settings) - данный пункт понадобится уже после создания списка в ячейках: если на листе есть много разных проверок данных необходимо изменить тип или условия проверки. Выделяете одну ячейку на листе, меняете необходимые параметры проверки данных и ставите данную галку. Нажимаете ОК . Внесенные изменения будут применены для всех ячеек, в которых были такие же условия.

Подробнее с остальными возможностями проверки данных(помимо выпадающих списков) можно ознакомиться в этой статье: Проверка данных

Скачать пример

(45,5 KiB, 12 556 скачиваний)

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями! Видеоуроки

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

При заполнении таблички в редакторе Excel очень часто данные повторяются. К примеру, вы пишите наименование товара или ФИО работника. Сегодня мы поговорим о том, как в Эксель сделать выпадающий список, чтобы постоянно не вводить одно и то же, а просто выбирать нужное значение.

Есть самый простой вариант справиться с поставленной задачей. Вы делаете правый клик мышкой по ячейке под столбиком с данными для вызова контекстного меню. Тут ищем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Это же действие легко выполнить комбинацией Alt + стрелочка вниз .

Вот только данный метод не подойдет, если необходимо сделать такой объект в Эксель в другой ячейке и в 2-3 и т.д до и после. При такой необходимости используйте следующий вариант.

Традиционный способ

Выделяете область самих ячеек, из которых создаете выпадающий перечень, далее переходите:

Вставка/Имя/Присвоить (Excel 2003)

В свежих версиях (2007, 2010, 2013, 2016) переходите:

Формулы/Определенные имена/Диспетчер имен/Создать

Вписываете любое наименование, тапаете ОК .

Затем выделяете ячейки (или несколько), куда планируете вставить перечень заданных полей. В меню переходите:

Данные/Тип данных/Список

В разделе «Источник» вносите ранее написанное имя, просто отмечаете диапазон. Полученную ячеечку можете копировать в любое место, в ней уже будет меню заданных табличных элементов.

Кроме того, вы можете ее растягивать, чтобы создать диапазон. Кстати, в случае изменения информации в нем, списочная информация тоже будет изменяться, она является динамической.

Как в Экселе сделать выпадающий список: пользуемся управленческими методами

При использовании этого варианта, вы вставляете элемент управления, представляющий собой непосредственно диапазон данных. Для этого:

• во-первых, ищите раздел «Разработчик» (Эксель 2007/2010), в других выпусках активируете самостоятельно через параметры «Настроить ленту»;

• во-вторых, переходите на раздел, кликаете «Вставить»;
• в-третьих, выбираете «Поле…» и жмете по значку;
• рисуете прямоугольник;

• делаете правый клик по нему и жмете Формат объекта;

• ищите «Формировать…», выделяете нужные границы;
• отмечаете ту область, куда хотите установить порядковый номер элемента в перечне;
• жмете ОК.

Как создать в Экселе выпадающее меню: пользуемся элементами ActiveX

Действия аналогичны вышеописанным, но ищем «Поле с ActiveX».

Здесь основные отличия в том, что спецэлемент ActiveX может быть в 2 вариантах - режим отладки, который позволяет менять параметры, и - режим ввода, получится сделать только выборку сведений из него. Поменять режим можно клавишей Режим Конструктора в разделе Разработчик . С помощью этого способа вы можете настроить цвет, шрифт и выполнить оперативный поиск.

Дополнительные возможности

В программе Excel возможно создание связанного выпадающего перечня. То есть при выборе какого-то значения, в другой графе можно подобрать нужные ему параметры. К примеру, вы выбираете какой-то продукт, и понадобилось отметить меру измерения, к примеру, грамм, килограмм.

В первую очередь, следует сделать табличку, где будут сами списочки, а потом отдельно окошки с названиями продуктов.

Для второй активируем окошко проверки сведений, но в пункте «Источник» пишем «=ДВССЫЛ» и адрес 1-й ячейки. Все получилось.

После этого, чтобы окошки снизу дополнились такими же свойствами, выделяем верхний участок и с нажатой мышкой перетаскиваем все вниз. Готово.

Как в Эксель сделать выпадающий список? Как видите, это легко выполнить любым указанным методом. Просто выбирайте для себя самый оптимальный. А выбор будет зависеть от целей создания, предназначения, области использования, количества информации и прочего.

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

Видео

таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .



Примечания:

• Скачивание примеров

  Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel .

  Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

  

  Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

  
  

  См. также

  На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel .

  Примечания:

  • Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выпадающий список в ячейке позволяет пользователю выбирать для ввода только заданные значения. Это особенно удобно при работе с файлами структурированными как база данных, когда ввод несоответствующего значения в поле может привести к нежелаемым результатам.

Итак, для создания выпадающего списка необходимо:

1. Создать список значений, которые будут предоставляться на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон M1:M3 ), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейка К1 ), потом зайти во вкладку "Данные ", группа "Работа с данными ", кнопка "Проверка данных "

2. Выбираем "Тип данных " -"Список " и указываем диапазон списка

3. Если есть желание подсказать пользователю о его действиях, то переходим во вкладку "Сообщение для ввода " и заполняем заголовок и текст сообщения

которое будет появляться при выборе ячейки с выпадающим списком

4. Так же необязательно можно создать и сообщение, которое будет появляться при попытке ввести неправильные данные

Если Вы не сделаете пункты 3 и 4, то проверка данных работать будет, но при активации ячейки не будет появляться сообщение пользователю о его предполагаемых действиях, а вместо сообщения об ошибке с вашим текстом будет появляться стандартное сообщение.

5. Если список значений находится на другом листе, то вышеописанным образом создать выпадающий список не получится (до версии Excel 2010). Для этого необходимо будет присвоить имя списку. Это можно сделать несколько способами. Первый : выделите список и кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите "Присвоить имя "

Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:

Второй : воспользуйтесь Диспетчером имён (Excel версий выше 2003 - вкладка "Формулы " - группа "Определённые имена "), который в любой версии Excel вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3 .
Какой бы способ Вы не выбрали в итоге Вы должны будете ввести имя (я назвал диапазон со списком list ) и адрес самого диапазона (в нашем примере это"2"!$A$1:$A$3 )

6. Теперь в ячейке с выпадающим списком укажите в поле "Источник" имя диапазона

7. Готово!

Для полноты картины добавлю, что список значений можно ввести и непосредственно в проверку данных, не прибегая к вынесению значений на лист (это так же позволит работать со списком на любом листе). Делается это так:

То есть вручную, через ; (точка с запятой) вводим список в поле "Источник ", в том порядке в котором мы хотим его видеть (значения введённые слева-направо будут отображаться в ячейке сверху вниз).

При всех своих плюсах выпадающий список, созданный вышеописанным образом, имеет один, но очень "жирный" минус: проверка данных работает только при непосредственном вводе значений с клавиатуры. Если Вы попытаетесь вставить в ячейку с проверкой данных значения из буфера обмена, т.е скопированные предварительно любым способом, то Вам это удастся. Более того, вставленное значение из буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, в которую вставили предварительно скопированное значение. Избежать этого штатными средствами Excel нельзя.

Выпадающие списки упрощают и позволяют вводить данные в электронные таблицы. Просто нажмите стрелку и выберите опцию. Вы можете добавлять раскрывающиеся списки в ячейки Excel , содержащие такие параметры, как «Да» и «Нет», «Мужчины и женщины» или любой другой собственный список опций.

Добавить раскрывающийся список в ячейку в Excel достаточно просто, но процесс интуитивно не понятен. Выпадающие списки создаются с использованием функции проверки данных. Мы собираемся создать раскрывающийся список с набором возрастных диапазонов, чтобы показать вам, как это делается.

Для начала введите список диапазонов возраста в последовательные ячейки по столбцу или по строке. Мы ввели наши возрастные диапазоны в ячейки от A9 до A13 на том же рабочем листе, как показано ниже. Вы также можете добавить свой список параметров на другой рабочий лист в той же книге.

Теперь мы назовем наш диапазон ячеек, чтобы упростить их добавление в раскрывающийся список. Для этого выделите все ячейки, содержащие элементы раскрывающегося списка, а затем введите имя диапазона ячеек в поле «Имя» над сеткой. Мы назвали наш диапазон Возраст .

Теперь выберите ячейку, в которую вы хотите добавить раскрывающийся список, и перейдите на вкладку «Данные».

В разделе «Инструменты данных» на вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных .

Откроется диалоговое окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» выберите «Список» в раскрывающемся списке «Тип данных».

Теперь мы будем использовать Имя, которое мы назначили для диапазона ячеек, содержащих параметры нашего раскрывающегося списка. Введите =Возраст в поле «Источник» (если вы назвали диапазон ячеек как-то по-другому, замените «Возраст» на это имя). Убедитесь, что флажок Игнорировать пустые ячейки отмечен.

Вы можете добавить всплывающее сообщение, которое отображается, когда выбрана ячейка, содержащаяся в раскрывающемся списке. Для этого нажмите вкладку Сообщение для ввода в диалоговом окне «Проверка данных». Убедитесь, что флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей установлен. Введите сообщение в поля «Заголовок» и «Сообщение», а затем нажмите кнопку ОК .

Когда ячейка, содержащая раскрывающийся список, будет выбрана, вы увидите кнопку со стрелкой вниз справа от ячейки. Если вы добавили входное сообщение, оно отобразится под ячейкой. Кнопка со стрелкой вниз отображается только при выборе ячейки.

Нажмите кнопку со стрелкой вниз, чтобы вывести список параметров и выбрать один из них.

Если вы решите, что хотите удалить раскрывающийся список из ячейки, откройте диалоговое окно «Проверка данных», как описано выше, и нажмите кнопку Очистить все , которая доступна независимо от того, какая вкладка выбрана в диалоговом окне.

Параметры в диалоговом окне «Проверка данных» сбрасываются до значений по умолчанию. Нажмите ОК , чтобы удалить раскрывающийся список и восстановить ячейку по умолчанию.

Если была выбрана опция, то при удалении раскрывающегося списка ячейка заполнится значением этой опции.

Следуйте этому процессу, чтобы добавить раскрывающиеся списки в другие ячейки, по мере необходимости. Вы можете использовать один и тот же список для нескольких раскрывающихся списков.

Если у Вас много выпадающих списков, которые нужно добавить на лист, рекомендуем разместить списки параметров на отдельном рабочем листе Excel, а лист скрыть, чтобы предотвратить изменение параметров.